如何开展活动策划业务

活动行业在过去近十年来发展迅速。根据来自CSEP (活动策划专业认证)的戈德布拉特博士的最新研究,每年花费在活动上的金额是五千亿美元。戈德布拉特是ISES(国际活动协会)的创始人,乔治华盛顿大学活动管理项目的负责人,同时也是活动管理国际词典的合著者。戈德布拉特说道:“我只想说,如此大的市场空间足以支撑和维持你所付出的努力,这里有非常多的领域你可以去拓展。如果你才刚刚踏足活动这个行业,你会发现在许多领域都有获利颇丰的市场等着你。”

戈德布拉特的研究发现,在这个行业的利润会持续上涨。就在几年前戈德布拉特说过活动策划企业的利润率大概是15%,但是他最近的诸多研究表明其利润率可以高达40%。他将此行业如此可期的前景归于以下几点原因,其中包括向上的经济形势和美国公司将他们的活动策划职能外包的趋势。

干货|如何开展你自己的活动策划业务-小超博客

什么是活动策划?

这个问题实际上分为两个方面:活动策划的目的性?活动策划都包括什么?

首先来总的谈谈做活动策划的目的:

1.庆祝活动(集市、游行、婚礼、团聚、生日、纪念日)

2.公关传播(配合舆论炒作的各种事件性活动)

3.教育(会议、会议、毕业典礼)

4.促销(产品发布会、政治集会、时装秀)

5.纪念活动(纪念碑,公民活动)

6.暖场(相关经营场所的气氛营造)

这个列表并不是一个详尽的列表,但是正如示例所示,活动可能与商业盈利相关,也可能纯粹是品牌宣传,或者介于两者之间。

现在我们来到第二个问题:活动策划都包括什么?活动的策划者可以处理与该活动相关的一部分或所有的以下任务:

1. 进行调研分析

2. 活动流程设计

3. 结合活动诉求找到相契合的场地

4. 活动现场的包装气氛营造

5. 发送邀请给与会者

6. 安排食宿及娱乐体验

7. 活动往返的交通

8. 协调现场执行人员的工作

9. 现场监督

10. 对活动进行评估

有多少能够参与策划执行的活动需取决于该活动的规模和类型,同样的这也会取决于我们的专业化程度

人们为什么要雇佣活动策划师?

答案很简单:人们经常发现自己缺乏专业知识和时间来策划活动。独立的策划者可以参与其中并给予这些活动专业的安排与执行。

活动策划运作规范

很少有活动策划人员有朝九晚五的工作。从本质上讲,活动策划的工作往往是在晚上、周末、假日, 有时甚至是特定的季节。我们投入多少时间来工作将取决于选择的专业活动领域。一般来说在一些地区和一些类型的活动有“淡季”和“旺季”。然而,不管我们的服务领域是什么,基本都需要在晚上和常规的休息时间来协调和监督活动。

以下是作为活动策划师将要完成的主要任务:

调研/研究——减少风险的最好方法(无论哪种)是做作业。对于大型活动,调研可能意味着要通过调查、访谈或项目小组研究来确定活动是否有需求。如果我们是活动策划行业的新手,调研可能意味着要尽可能地了解供应商。研究也可能意味着与其他策划者交谈,他们或许做过了类似的活动,拥有丰富的经验。无论我们策划怎样的活动,都应该与客户进行详细的交流,问的问题太少,或者没有充分倾听客户的回答,都会直接影响活动策划的结果。

策划设计——在活动策划的设计阶段,我们的创造力必须要发挥得最淋漓尽致,在此期间,要勾勒出整个活动的“感觉”和“外观”。当进行头脑风暴的时候,我们必须要找出类似的已经做过的案例来分析研究,并结合我们在客户那里获得的信息,分析这些信息。因此,充分的了解客户需求,然后大量的阅读案例对我们的策划工作就非常有意义了。另外对活动预算的清晰了解和判断,将帮助我们彻底检查每个想法的可行性,最好在提案之前就应当了解。

提案撰写——一旦我们与客户沟通交流后,并完成了头脑风暴,我们应该有足够的时间准备提案。因为,提案的制作非常耗时,而且可能会耗费昂贵的成本(针对性的设计方案、效果图等)。因此,在国外只有运作管理高端活动的大公司才有能力向客户提供免费提案。策划者应该得到一笔咨询费,当然,如果客户最后决定使用方案,那么这笔费用可以转化用于客户的活动实施。

组织实施——在这个密集决策的阶段,我们将租用场地、雇佣供应商,以及处理更多的细节事务。也许会一直打电话直到耳朵麻木。最重要的是,在做这些事情之前,必须确保有一个决策对接人(客户或者代表客户的人)和我们一起讨论所有的重大决定。因为,活动有时也会受到客户方内部“太多意见”的影响而难以推进。有一个指定的决策对接人可以帮助策划者避免被卷入客户方的内部分歧中。

协调——在确定策划案之后,应该把我们的注意力转移到构成整个活动的每一部分上。确保每个执行参与者统一想法及认知。良好的沟通技巧很重要,确保所有供应商至少对整个活动策划有一个总体的概念。更重要的是,供应商应该清楚他们的期望以及时间。供应商到达时间应该出现在合同中,但是无论如何要验证这些时间。这是一个“检查和再检查”时期。确保所有人员都知道自己的角色。

评估——显然,在某种意义上,这是最重要的,对活动结果的评估反映的是客户满意度。当然,最终的目的是获得客户对我们的赞许并为我们提供口碑宣传。

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